No dia a dia, notamos que muitos gestores ainda têm dúvidas se vale a pena investir num sistema de reservas de quartos. Ou seja, será que o software de gestão de reservas de hotel realmente traz benefícios significativos? Para responder a esta questão, precisamos de analisar as vantagens da tecnologia para os hotéis/alojamentos e para os seus clientes. Afinal, ao entendermos o retorno, saberemos se a aposta deve ser considerada.
Neste conteúdo, abordamos as funções do sistema de reservas e como estas podem melhorar o dia a dia do seu hotel ou alojamento, para além de 5 benefícios de investir neste tipo de solução.
O que é um sistema de reservas de hotel?
Um sistema de reservas é a plataforma — que pode ser disponibilizada em sites, programas de computador, apps e outros dispositivos — que gere a relação entre a oferta e a procura por vagas, automatizando operações como reservar quartos, sincronizar reservas com sites parceiros e elaborar relatórios de ocupação. A ideia é que todas as informações necessárias ao controlo das reservas estejam sempre disponíveis.
Quais são os principais benefícios deum sistema de reservas de hotel?
O sistema facilita a tomada de decisões importantes porque, dessa forma, poderá conhecer o comportamento do negócio. Por exemplo, para saber se é hora de manter os preços ou oferecer descontos, poderá utilizar os relatórios de ocupação dos quartos em determinado período.
Tudo isso cria oportunidades para ajustar as suas estratégias às condições do hotel, além de melhorar o desempenho dos processos. Veja os principais benefícios!
1. Mapear e controlar reservas
Exibir em gráficos, quadros, tabelas e outros elementos visuais quais são os quartos reservados e quais estão disponíveis. Assim, pode acompanhar os serviços sem nenhuma operação complexa, apenas visualizando as informações em painéis intuitivos.
2. Otimizar o tempo gasto
Automatizar operações, como a reserva de quartos ou disponibilização de vagas, economizando tempo. Trata-se de eliminar a burocracia necessária para obter um quarto, afinal, o próprio cliente realizará muitas das atividades que exigem tempo dos colaboradores.
3. Preencher antecipadamente os formulários de reservas
Permitir que o cliente conceda as informações necessárias à recepção no momento da reserva, evita a burocracia no check in. Normalmente, o próprio site ou aplicativo que realiza a reserva disponibiliza o formulário e o seu hotel/alojamento apenas receberá os dados.
4. Facilitar as operações
Simplificar o processo dos dois lados. O hotel verá a carga de trabalho reduzida — o seu único papel é alimentar o sistema de gestão. Já o cliente poderá processar o pedido integralmente no seu site, com dados confiáveis sobre a oferta de vagas.
5. Evitar o overbooking
Obter relatórios confiáveis sobre a taxa de ocupação e controlar efetivamente as reservas realizadas em sites, evita a disponibilização de quartos sem vagas. A ideia é substituir a sua memória e anotações falíveis, pela memória mais confiável de um sistema eletrónico.
Como realizar a gestão de reservas?
Para extrair o máximo dos benefícios de um sistema de reservas de hotéis, deve ter certos cuidados na escolha do software e no seu uso. Veja 4 boas práticas a ter em conta!
Centralize as informações no sistema
O objetivo é reunir todas as informações num software capaz de automatizar tarefas. Logo, precisamos de eliminar o hábito de criar registos paralelos. Por exemplo, quando um cliente solicita um quarto por telefone e o colaborador anota num em papel, em vez de ir direto ao sistema, a vaga pode ser preenchida por uma reserva online.
Priorize fornecedores que deem suporte
Os colaboradores do hotel não são especialistas em tecnologia de informação, mas sim especialista nos utilizadores. Logo, o fornecedor do sistema de reservas de hotéis deve oferecer o suporte permanente para que, diante de um imprevisto, haja a solução imediata do problema.
Considere a usabilidade
O sistema deve ser de fácil compreensão, com uma boa distribuição das informações e uso de imagens, gráficos, painéis, etc. O ideal é que as tarefas ou a visualização dos relatórios sejam realizadas com poucos cliques.
Integre os processos da empresa
Uma última dica é vincular o sistema de reserva de hotéis com as demais áreas do negócio. Não basta ter uma agenda organizada, é preciso coordenar os setores de limpeza, recepção, manutenção etc., de acordo com a ocupação, para fornecer um serviço de qualidade.
Como o sistema gera retorno para o hotel?
O investimento num sistema de reservas é compensado com a geração de receitas e economia de recursos do hotel. Veja as principais formas de retorno.
Melhoria da taxa de ocupação
O controlo preciso do número de vagas e reservas permite uma política de preços que favoreça a ocupação do hotel com o máximo de ganhos. Na verdade, em muitos casos, os sistemas de reservas já atualizam as simulações de preços conforme a data e a taxa de ocupação, no momento da solicitação pelo cliente.
Criação de promoções e descontos
Um raciocínio similar vale para a criação de descontos e promoções, visando melhorar a ocupação nos períodos de baixa procura ou permitir que mais pessoas conheçam os serviços. Para não ter prejuízo, os relatórios serão essenciais, porque fornecem o diagnóstico exato para que o gestor desenvolva a sua estratégia.
Redução de custos
A quantidade de trabalho, horas extra e mão de obra para controlar as reservas também sofrerá uma redução, uma vez que o software centralizará a maioria das ações. Logo, isso refletir-se-á nas despesas.
Escalabilidade
O software está preparado para gerir desde uma pequena pousada até uma rede de hotéis com milhares de reservas. Ou seja, o modelo não será uma barreira ao crescimento da empresa, mas manterá os custos e a complexidade da operação relativamente estáveis.
Sendo assim, sim, vale muito a pena investir num sistema de reserva!
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Fonte: Erbon Software